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O Simples Nacional é o regime tributário simplificado criado pela Lei Complementar 123/2006 para microempresas e empresas de pequeno porte. Ele reúne até oito tributos (IRPJ, CSLL, PIS/Pasep, Cofins, IPI, ICMS, ISS e a contribuição previdenciária patronal) em uma única guia mensal, o DAS. Quanto a empresa paga depende da receita bruta dos últimos doze meses e do anexo em que a atividade se enquadra.

Pelos limites em vigor, a empresa é microempresa quando fatura até R$ 360 mil por ano e empresa de pequeno porte quando fatura acima disso até R$ 4,8 milhões por ano. O MEI tem limite próprio, bem menor. Quem ultrapassa o teto em até 20% continua no regime até o fim do ano e é desenquadrado no ano seguinte; acima disso, o desenquadramento é imediato.

O anexo é definido pela atividade da empresa, identificada pelo CNAE. Comércio vai para o Anexo I, indústria para o Anexo II e os serviços se distribuem entre os Anexos III, IV e V conforme o tipo de atividade. Algumas atividades de serviço não têm anexo fixo: elas alternam entre o Anexo III e o Anexo V de acordo com o fator R. Consulte o CNAE da sua atividade aqui no portal para ver o anexo, a alíquota inicial e se há fator R.

O fator R é a razão entre a folha de salários dos últimos doze meses (incluindo pró-labore e encargos) e a receita bruta do mesmo período. Quando o resultado é igual ou maior que 28%, a atividade é tributada pelo Anexo III, que tem alíquotas menores. Abaixo de 28%, vai para o Anexo V. Como o cálculo é refeito mês a mês, uma mesma empresa pode mudar de anexo ao longo do ano.

Primeiro define-se a atividade e o CNAE, a natureza jurídica e o capital social. Em seguida vêm o registro na Junta Comercial, a emissão do CNPJ e as inscrições municipal e estadual, quando a atividade exigir. Só depois disso é feita a opção pelo Simples Nacional, no portal da Receita Federal. Empresas recém-abertas têm prazo contado a partir das inscrições; empresas já existentes só podem optar em janeiro.

O MEI é uma modalidade dentro do Simples Nacional, não um regime à parte. A diferença está nas regras: o MEI tem limite de faturamento bem menor, pode ter no máximo um empregado, só aceita as ocupações de uma lista fechada e paga um valor fixo por mês, em vez de um percentual sobre o faturamento. Quando a empresa cresce ou exerce uma atividade fora da lista, ela migra para o Simples Nacional como microempresa.